Langzeitarchivierung mit PDF / A

Was passiert, wenn ein sicherer Zugriff auf CAD-Zeichnungen auch in 20 Jahren gewährleistet werden soll? Ältere Dokumente mit allerneusten Programmversionen zu öffnen führt häufig zu kritischen Problemen. Die Programme, mit denen die Dokumente und Zeichnungen erstellt wurden, sind im schlimmsten Fall gar nicht mehr am Arbeitsplatz verfügbar und der Zugriff auf die Daten ist nicht mehr möglich.

Mit der Konvertierung der relevanten Daten in ein herstellerunabhängiges und weltweit einheitliches Archivformat wie PDF/A können jederzeit und zukunftssicher Dokumente und Zeichnungen archiviert und mit einer komfortablen Suchfunktion von jedem Rechner aus aufgerufen werden.

CIDEON Software bietet dafür optimal Unterstützung. Neben der Konvertierung Ihrer Dokumente (Office und PDF) nach PDF / A ermöglichen wir auch die Prüfung der entsprechenden Dokumente auf PDF / A -Konformität mit eingebauter Reparatur-Funktionalität (PDF/A Check & Repair Konnektor). Selbstverständlich unter Berücksichtigung unternehmensspezifischer Rahmenbedingungen.

Das Aufsetzen der PDF/A Check & Repair Lösung und die Kopplung an entsprechende SAP Prozesse ist dabei problemlos realisierbar und die sichere Öffnung Ihrer Dokumente wird langfristig und mit minimalem Aufwand gewährleistet.

Ihre Vorteile:

• Sichere Überführung eigener und externer Dokumente in das Langzeitarchivformat PDF/A.
• Dokumentanzeige auf jeden PC überall auf der Welt identisch.
• Einfaches Handling durch weltweit verbreiteten Standard.
• Öffentlich verfügbar, frei von Patentrechten oder Lizenzgebühren.
• Möglichkeit der Einbindung in SAP-Volltextsuche (TREX) und Embedded Search in PLM 7.01.
• PDF/A Check & Repair Tool lässt sich bruchlos in die täglichen SAP DMS Geschäftsprozesse einbetten.
• Platzsparendes Archivformat (Dateigröße) besonders bei großen Dokumentenmengen wichtig.
• Branchenspezifische Anforderungen (Compliance, Ersatzteilpflicht,...) werden unterstützt.
• Standardisierte Metadaten können als Bestandteil der PDF gespeichert werden (Titel, Autor, Erstellungsdatum, etc.) u.v.m.