Success Story Aerzener Maschinenfabrik

Im Jahr 1868 entwickelte die Aerzener Maschinenfabrik Europas erstes Drehkolbengebläse. Bis heute bleibt  das Unternehmen Innovationstreiber in der Branche und wurde so einer der weltweit führenden Hersteller von zuverlässigen, energieeffizienten Hochleistungsmaschinen für die Industrie. Seit den 1990er Jahren setzt AERZEN auf Autodesk-Lösungen in der Konstruktion. Insbesondere Inventor und AutoCAD aus der Product Design & Manufacturing Collection sind elementare Werkzeuge für die Konstrukteure. „Diese sind optimal für die Erstellung unserer Produkte und die damit verbundenen hohen Qualitätsansprüche. Außerdem kennen die Konstrukteure  die Lösungen und kommen sehr gut damit zurecht“, erklärt Axel Stürmer, Verantwortlicher für den Bereich Technology Standards & Editorial bei AERZEN.

Lizenzen weltweit verwalten und flexibel einsetzen

Entsprechend viele Autodesk Lizenzen sind in der Unternehmensgruppe im Einsatz. Mit weltweit über 50 Tochtergesellschaften, die diese eigenständig verwalten, war es allerdings eine Herausforderung, den Überblick zu behalten und Optimierungspotenziale zu identifizieren. AERZEN wünschte sich daher, die Autodesk Lizenzen in der gesamten Unternehmensgruppe zusammenzulegen und zentral vom Hauptsitz in Aerzen aus zu verwalten, um diese flexibler und effizienter einsetzen zu können. Robert Wein, der zuständige Account Manager bei Autodesk, leitete alles in die Wege, um das zu realisieren.

CIDEON als langjähriger Partner 

Gleich zu Beginn des Vorhabens holte Autodesk CIDEON zur Unterstützung an Bord. Das Softwarehaus arbeitete bereits seit über zehn Jahren mit AERZEN zusammen und betreut den Großteil der Lizenzen des Unternehmens. Nach der Zustimmung von AERZEN gewährte Robert Wein den Experten von CIDEON Einblicke in die weltweite Lizenzlandschaft von AERZEN. So konnten CIDEON und Autodesk gemeinsam die vorhanden Lizenzarten und Preisstrukturen analysieren und überflüssige sowie kostenintensive Lizenzen identifizieren. „Das Ziel war, die teuren Lizenzen nicht mehr zu verlängern und stattdessen auf bestehende Lizenzen zurückzugreifen, die an anderen Standorten nicht gebraucht werden“, erklärt Lutz Göpfert, Account Manager bei CIDEON. „Wir kamen auf ein Einsparungspotenzial von knapp 50.000 Euro innerhalb von drei Jahren, wenn wir die Lizenzen wie von uns vorgeschlagen zusammenlegen.“

Umsetzung in Rekordzeit

„Die Vorteile waren klar ersichtlich, sodass wir sowohl von der Geschäftsführung als auch von den Tochterunternehmen schnell grünes Licht für die Konsolidierung bekommen haben“, sagt Axel Stürmer. Die größte Herausforderung bei der Umsetzung war der enge Zeitrahmen: Bei einer Umstellung bis Januar 2023 bot Autodesk fünf Prozent Multijahresrabatt an, von dem AERZEN profitieren wollte. Da das Projekt im November startete, blieben allen Beteiligten nur wenige Wochen, um dieses Zeitfenster einzuhalten. „Insbesondere kurz vor den Weihnachtsfeiertagen war das sportlich, aber wir haben es tatsächlich  geschafft“, erklärt Tobias Mattern, verantwortlich für Inhouse PDM-Consulting und CAD-Schnittstellenmanagement bei AERZEN.

Erfolgsfaktor: Optimale Zusammenarbeit

Dass dieses Projekt so erfolgreich und in Rekordzeit abgewickelt wurde, war das Ergebnis der engen Zusammenarbeit zwischen CIDEON, Autodesk und AERZEN. Üblicherweise werden für eine solche Konsolidierung mehrere Monate eingeplant. In einer so kurzen Zeit funktioniert das nur dann, wenn alle an einem Strang ziehen. Das war hier der Fall: Zwischen CIDEON und AERZEN besteht ein langjähriges Vertrauensverhältnis und auch CIDEON und Autodesk sind ein eingespieltes Team. „Für uns war da kein Unterschied zwischen Autodesk und CIDEON zu sehen“, stellt Axel Stürmer fest. „Alle haben sich ins Zeug gelegt, um die Zusammenführung der Softwarelizenzen im geplanten Zeitraum umzusetzen. Das war richtiges Teamwork und der Prozess war sehr effektiv, effizient und kompetent.“

Vielseitige Vorteile

AERZEN profitiert an verschiedenen Stellen von der Konsolidierung:

• Übersichtliche, zentrale Verwaltung aller Lizenzen im Unternehmen: Tobias Mattern und seine Kollegen haben nun eine globale Einsicht in die Lizenzen und stimmen sich eng mit den Tochtergesellschaften ab, um diese effizient einzusetzen. „Wir wissen, welche Lösung wo, wofür eingesetzt wird und wo man möglicherweise zusammenarbeiten kann“, erklärt Tobias Mattern.
• Weniger administrativer Aufwand und mehr Flexibilität: Indem alle Lizenzen zentral im Hauptsitz verwaltet werden, werden insbesondere die Tochtergesellschaften von administrativem Aufwand entlastet. Bisher wenig genutzte Lizenzen können zudem an Stellen eingesetzt werden, an denen sie dringender benötigt werden. Durch den ergänzenden Einsatz von Autodesk Flex bei Lösungen, die nur unregelmäßig genutzt werden, gewinnt AERZEN deutlich an Flexibilität. Hierbei kauft AERZEN sogenannte „Token“,  die seinen Konstrukteuren 24 Stunden lang Zugriff auf Autodesk-Produkte ermöglichen, ohne dafür eine Lizenz zu mieten.
• Kosteneinsparung: Durch die Konsolidierung konnte AERZEN einige Lizenzverträge auslaufen lassen und den Kauf neuer Lizenzen reduzieren, da der Bedarf aus dem vorhandenen Lizenz-Pool gedeckt werden konnte. „Wir haben teilweise ältere Lizenzen an die Tochterunternehmen verteilen können. Die sind in der Miete deutlich günstiger“, sagt Tobias Mattern. Mit dem Verlauf der Konsolidierung und dem Ergebnis ist AERZEN äußerst zufrieden. In einem letzten Schritt steht noch ein finales Review an, in dem das bisherige Ergebnis ausgewertet und auf weitere Optimierungen hin geprüft wird. Aber auch darüber hinaus plant das Maschinenbauunternehmen, weiterhin eng mit CIDEON zusammenzuarbeiten. So stehen in naher Zukunft Software-Upgrades sowie Schulungen an.