Dokumentenmanagement (DMS)

Technische und kaufmännische Daten clever managen: Entdecken Sie jetzt die passende Dokumentenverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen und lassen Sie sich von uns ganzheitlich beraten!

Dokumentenmanagement mit PDM / PLM Systemen

PDM- und PLM-Systeme ermöglichen ein unternehmensweites Dokumentenmanagement ohne Systembrüche. Erfahren Sie mehr über individuelle Softwarelösungen für Ihre Dokumentenverwaltung.


Technisches Dokumentenmanagement mit PDM/PLM-Lösungen


Reduzieren Sie die Komplexität in Ihrer Produktentwicklung und nutzen Sie dazu modernste Product Data Management (PDM)- und Product Lifecycle Management (PLM)-Systeme.

PDM-Systeme sorgen für mehr Effizienz, indem sie Dokumente wie CAD-Modelle, Zeichnungen, Berechnungen, Office-Daten und flankierende Dateien wie Lastenhefte und Prüfberichte nicht nur zentral verwalten, sondern auch vollständig, änderungssicher und nachvollziehbar im Prozess zur Verfügung stellen.

Dokumentenmanagement optimiert Unternehmensprozesse durch effiziente Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Informationen. Es steigert die Produktivität, verringert Suchzeiten, minimiert Fehler und fördert die Collaboration.

Zudem stärkt es die Compliance, indem es die revisionssichere Archivierung gewährleistet. Die Sicherung von Daten und der Schutz vor Informationsverlust sind weitere entscheidende Gründe, warum Dokumentenmanagement in Unternehmen unerlässlich ist. Es ermöglicht eine zukunftsorientierte, digitale Arbeitsweise und erhöht somit die Wettbewerbsfähigkeit.




Ann-Kathrin Fritsche, Customer Success Manager

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Lösungen für das Dokumentenmanagement


Dokumentenmanagement revolutioniert Arbeitsabläufe durch effiziente Verwaltung digitaler Informationen. In Bereichen wie Compliance, Zusammenarbeit und Informationssicherheit spielt es eine zentrale Rolle. Erfahren Sie, wie DMS Prozesse optimiert und Unternehmen wettbewerbsfähiger macht.



SAP PLM Lösungen

SAP Dokumentenverwaltungssystem (DVS)

- Einfache und schnelle elektronische Verwaltung von Daten

- Sicherer Zugriff auf stets aktuelle Dokumente

 

Autodesk PDM Lösungen

CIDEON Vault Pakete

- Nutzung einer vorkonfigurierten Dokumentenverwaltung

- Zentrale Verwaltung von Konstruktionsdokumenten

 

PRO.CAD PDM/PLM Lösungen

PRO.CAD PDM/PLM Lösungen

PRO.FILE – Dokumentenverwaltungssystem / DMS tec

- Zentrale Verwaltung von Konstruktionsdokumenten

- Sichere Ablage aller Produkt- und Entwicklungsdokumente

DASSAULT PDM/PLM Lösungen

DASSAULT PDM/PLM Lösungen

 

Dassault Enovia V6 und SAP Dokumentenverwaltungssystem (DVS)

- Vollautomatisierte / bidirektionale Synchronisation von Dokumenten

- Konsistente Dokumentenverwaltung entlang der Wertschöpfungskette

 



FAQ rund um Dokumentenmanagement


Dokumentenmanagement bezieht sich auf die Verwaltung von Dokumenten in einem strukturierten und organisierten System, um den Zugriff, die Speicherung, die Verarbeitung und die Sicherheit von Informationen zu optimieren. Dieses Konzept zielt darauf ab, die Effizienz und Produktivität in Unternehmen zu steigern und die Verwaltung von Informationen zu rationalisieren. Dokumentenmanagement kann sowohl physische als auch digitale Dokumente umfassen, obwohl es heutzutage oft auf elektronische und digitale Dokumente ausgerichtet ist.

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sind Softwarelösungen, die in Unternehmen eingesetzt werden, um Prozesse zu automatisieren und zu optimieren. Sie bieten eine zentrale Plattform, um Dokumente zu erstellen, zu organisieren und zu verwalten, wodurch die Effizienz gesteigert und die Risiken im Zusammenhang mit Informationsverlust und Datenschutz verringert werden können. In einer Zeit, in der Daten und Informationen in Unternehmen immer wichtiger werden, ist ein effektives Dokumentenmanagement von entscheidender Bedeutung.

Dokumentenmanagement ist für Unternehmen aus verschiedenen Gründen von großer Bedeutung:

  • Effizienzsteigerung: Ein effektives Dokumentenmanagement ermöglicht eine schnellere und einfachere Dokumentensuche und schnelleren Zugriff. Dies reduziert den Zeitaufwand, der normalerweise für das Auffinden von Informationen aufgewendet wird, und erhöht die Produktivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
  • Ressourceneinsparung: Durch die Automatisierung von Prozessen, wie der Dokumentenerfassung, -archivierung und -vernichtung, können Unternehmen Ressourcen einsparen, sei es in Form von Zeit, Papier oder Speicherplatz.
  • Reduzierung von Fehlern: Dokumentenmanagement-Systeme können dazu beitragen, menschliche Fehler zu minimieren, indem sie beispielsweise sicherstellen, dass immer die aktuellste Version eines Dokuments verwendet wird.
  • Risikoreduzierung: Unternehmen minimieren das Risiko von Informationsverlust und Datenlecks, da Dokumentenmanagement-Systeme Sicherheitsmechanismen und Backup-Verfahren bieten.
  • Verbesserung der Zusammenarbeit: Dokumentenmanagement-Systeme erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Teams, da sie den gemeinsamen Zugriff auf Dokumente und die Verfolgung von Änderungen ermöglichen.
  • Flexibilität und Mobilität: Moderne Dokumentenmanagement-Lösungen ermöglichen den Zugriff auf Dokumente von überall aus, was besonders in einer zunehmend mobilen Arbeitswelt wichtig ist.
  • Sicherheit und Datenschutz: Unternehmen können den Zugriff auf sensible Informationen kontrollieren und sicherstellen, dass vertrauliche Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
  • Compliance und rechtliche Anforderungen: Dokumentenmanagement-Systeme helfen Unternehmen dabei, die gesetzlichen Anforderungen und Branchenstandards für die Aufbewahrung und den Schutz von Dokumenten einzuhalten.

Insgesamt trägt ein effizientes Dokumentenmanagement dazu bei, die betriebliche Effizienz zu steigern, die Kosten zu senken, das Risiko zu verringern und die Compliance sicherzustellen. Es ist daher ein wichtiger Bestandteil der betrieblichen Abläufe in Unternehmen jeder Größe und Branche.

Die effiziente Klassifizierung und Kategorisierung von Dokumenten ist entscheidend für ein effektives Dokumentenmanagement. Hier sind einige bewährte Methoden und Schritte, um Dokumente effizient zu klassifizieren und kategorisieren:

  • Erstellen Sie eine klare Klassifikationsstruktur: Beginnen Sie mit der Entwicklung einer einheitlichen und logischen Klassifikationsstruktur für Ihre Dokumente. Dies sollte gut durchdacht und für alle Nutzerinnen und Nutzer verständlich sein.
  • Verwenden Sie Metadaten: Versehen Sie Dokumente mit Metadaten, die relevante Informationen über das Dokument enthalten, wie beispielsweise Datum, Autor, Projekt, Kunde, Kategorie und mehr. Metadaten sind Schlüsselinformationen, die bei der Klassifizierung und Suche hilfreich sind.
  • Standardisieren Sie Benennungen: Legen Sie klare Richtlinien für die Benennung von Dokumenten fest. Konsistente Dateinamen erleichtern die Identifizierung und den Zugriff auf Dokumente erheblich.
  • Verwenden Sie Ordnerstrukturen: Wenn Sie Ordnerstrukturen verwenden, stellen Sie sicher, dass sie logisch und leicht verständlich sind. Ordner sollten thematisch oder projektbezogen organisiert sein.
  • Automatisierung nutzen: Nutzen Sie automatisierte Prozesse, um Metadaten und Kategorien zu generieren.
  • Implementieren Sie Stichwortverzeichnisse oder Tags: Stichwortverzeichnisse oder Tags können zur Klassifizierung und Kategorisierung von Dokumenten beitragen. Nutzerinnen und Nutzer können relevante Schlüsselwörter oder Tags zu Dokumenten hinzufügen, um sie leichter zu finden.
  • Berücksichtigen Sie die Anforderungen und Interessen der Nutzerinnen und Nutzer: Denken Sie daran, wer auf die Dokumente zugreifen wird, und berücksichtigen Sie deren Bedürfnisse und Erwartungen bei der Klassifizierung. Eine gute Benutzerfreundlichkeit erhöht die Akzeptanz und den Nutzen des Systems.
  • Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Eine einmal erstellte Klassifikationsstruktur sollte regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden, um sicherzustellen, dass sie den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens entspricht.
  • Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen, wie die Klassifikationsstruktur und Metadatenrichtlinien verwendet werden. Schulungen und Richtlinien können helfen, einheitliche Praktiken zu fördern.
  • Suchfunktionen nutzen: In Dokumentenmanagement-Systemen sollten Suchfunktionen zur Verfügung stehen, die auf Metadaten, Tags und Volltextsuche basieren. Dies erleichtert die Auffindbarkeit von Dokumenten erheblich.

Durch die Anwendung dieser bewährten Methoden und die Nutzung geeigneter Software-Tools können Unternehmen ihre Dokumente effizienter klassifizieren und kategorisieren, was wiederum die Produktivität steigert und den Zugriff auf wichtige Informationen erleichtert.

Die Erleichterung der Zusammenarbeit an Dokumenten ist in modernen Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Hier sind einige bewährte Methoden, wie dies erreicht werden kann:

  • Kollaborative Tools: Nutzen Sie kollaborative Plattformen und Tools, die die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Nutzerinnen und Nutzer ermöglichen.
  • Versionierung: Implementieren Sie Versionierungsfunktionen, um Änderungen an Dokumenten nachzuverfolgen. Nutzerinnen und Nutzer sollten immer auf die neueste Version eines Dokuments zugreifen können.
  • Zugriffskontrolle: Gewähren Sie den Nutzerinnen und Nutzern Zugriffsberechtigungen auf Dokumente, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Änderungen vornehmen oder das Dokument anzeigen können.
  • Echtzeit-Zusammenarbeit: Stellen Sie sicher, dass die kollaborative Plattform Echtzeit-Zusammenarbeit ermöglicht, sodass Teammitglieder Änderungen in Echtzeit sehen können.
  • Kommentare und Diskussionen: Erlauben Sie es Nutzerinnen und Nutzern, Kommentare und Diskussionen zu Dokumenten hinzuzufügen, um Fragen zu klären und Feedback auszutauschen.
  • Dokumentenmanagement-System: Verwenden Sie ein Dokumentenmanagement-System (DMS), das speziell für die Zusammenarbeit und das Teilen von Dokumenten entwickelt wurde. Diese Systeme bieten oft erweiterte Funktionen zur Steuerung, Verfolgung und gemeinsamen Nutzung von Dokumenten.

Die Auswahl der richtigen Tools und die Umsetzung bewährter Praktiken für die Zusammenarbeit an Dokumenten helfen Teams, effizienter zu arbeiten, die Produktivität zu steigern und die Qualität der erstellten Dokumente zu verbessern. Wir beraten Sie gerne, welche Lösungen für Ihr Unternehmen infrage kommen.

Die Automatisierung im Dokumentenmanagement kann dazu beitragen, manuelle Prozesse zu reduzieren und die Effizienz erheblich zu steigern. Vor allem in den Bereichen Dokumentenerfassung, Dokumentenklassifizierung, Metadatenzuweisung, Workflows und Genehmigungen, Versionierung und Verlauf sowie Archivierung und Vernichtung gibt es viele Potenziale zur Automatisierung.

Die Automatisierung im Dokumentenmanagement reduziert nicht nur manuelle Aufgaben und damit den Arbeitsaufwand, sondern minimiert auch menschliche Fehler und beschleunigt die Prozesse. Dies führt zu einer Steigerung der Effizienz und Produktivität in Unternehmen.

Die Kosten im Zusammenhang mit Dokumentenmanagement können je nach den spezifischen Anforderungen und Implementierungsstrategien variieren. Einige der Hauptkostenfaktoren im Dokumentenmanagement umfassen Hardware- und Softwarekosten, Lizenzkosten, Implementierungskosten, Wartungskosten sowie Schulungskosten.

Die Optimierung der Kosten im Dokumentenmanagement erfordert eine sorgfältige Planung, die Berücksichtigung der spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens und die regelmäßige Überprüfung der Ausgaben. Es ist wichtig, die Kosten im Verhältnis zu den erzielten Effizienz- und Produktivitätssteigerungen zu bewerten, um sicherzustellen, dass die Investitionen einen Mehrwert bieten. Wir helfen Ihnen gerne dabei, ein effizientes Dokumentenmanagement zu etablieren. Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.



PDM & PLM

Mit Produktdatenmanagement (PDM) reduzieren Sie Ihren Zeitaufwand für die Verwaltung von Konstruktionsdaten deutlich und nachhaltig. Product Lifecycle Management (PLM) baut auf PDM auf und ermöglicht eine effiziente Verwaltung und Steuerung von Daten und Prozessen entlang des gesamten Produktlebenszyklus. Entdecken Sie jetzt die CIDEON Lösungen und Leistungen im Bereich PLM und PDM für Ihr Unternehmen.



Warum CIDEON?


CIDEON berät und unterstützt Unternehmen bei der Optimierung ihrer Produktentstehungsprozesse – von der Konzeption über das Engineering bis hin zur Fertigung und Service. Wir stehen für:  


Jahrzehntelange Erfahrung

Setzen Sie auf jahrzehntelanges Praxiswissen in der Systemintegration und Prozessberatung. CIDEON versteht Ihre unternehmerischen Herausforderungen bei der digitalen Transformation und unterstützt Sie mit einzigartigen Lösungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette.

Maßgeschneiderte Entwicklung

Profitieren Sie von maßgeschneiderten Lösungen mit CIDEON  Software und Schnittstellen. Integrativ, leistungsstark und perfekt zugeschnitten für Ihre individuellen Anforderungen im Tagesgeschäft.

 

End-to-end Prozessberatung

Wandeln Sie Ihre digitalen Anforderungen in Unternehmens(mehr)werte um. Wir vereinfachen Ihre Prozesse, bilden sie digital ab und machen sie wirtschaftlich nutzbar – funktions- und bereichsübergreifend entlang der gesamten Produktentwicklung.

Internationale Zusammenarbeit

Vertrauen Sie auf einen starken Unternehmensverbund. CIDEON gehört zur familiengeführten, weltweit tätigen Friedhelm Loh Group und orientiert sich an den Grundsätzen einer kundenfokussierten und nachhaltigen Unternehmensführung.




CIDEON Webcasts


Unsere nächsten Webcast-Termine:



Ausgewählte Webcast-Aufzeichnungen:



Alle CIDEON Webcasts im Überblick

Durchstöbern Sie unser aktuelles Webcast-Programm nach weiteren spannenden Themen. Ein Großteil unserer vergangenen Webcasts ist als Aufzeichnung verfügbar.
 






CIDEON UpSpace & Virtual Customer

Setzen Sie Ihr Digitalisierungspotenzial in die Tat um – in unserem Discovery-Workshop im CIDEON UpSpace haben Sie die Möglichkeit die digitale Transformation aktiv mit uns zusammen zu gestalten. Nutzen Sie modernste Virtual Reality-Technik, um digitale Lösungsansätze in der Praxis zu erleben.

Besuchen Sie als Vorgeschmack auf unseren Workshop schon jetzt unseren virtuellen Referenzkunden Craft Future Tecc und erhalten Sie einen ersten Einblick in digitalisierte Unternehmensprozesse.



Unsere Partner





Unsere Softwarelösungen für PLM & PDM


Wir beraten Sie bei der Auswahl der zu Ihrem Unternehmen passenden PDM- bzw. PLM-Lösung. Profitieren Sie dabei von unserer langjährigen Zusammenarbeit mit SAP, Autodesk und PROCAD.


Autodesk Vault

Autodesk Vault ist eine Datenmanagement-Software mit der Sie aus Konstruktion und Planung die Datenerstellungs-, Simulations- und Dokumentationsprozesse verwalten können.

Autodesk Fusion 360 Manage

Autodesk Fusion 360 Manage ist die führende Cloud-basierte Software mit einer Vielzahl an Funktionen, um Ihr Product Lifecycle Management zu optimieren.

PRO.FILE

PRO.FILE ist eine auf den deutschen Mittelstand zugeschnittene PDM-/PLM-Lösung, die durch ihre einfache Konfigurierbarkeit besticht.

SAP ECTR

Mit SAP Engineering Control Center (ECTR) lassen sich alle Engineering-Daten in SAP PLM integrieren und mit Business-Daten verknüpfen.

CIDEON Schnittstellen

CIDEON Schnittstellen-Lösungen greifen auf ERP-, PLM-, PDM- und CAD-Systeme zu und bereiten alle Daten für Sie in übersichtlicher Weise auf.

Autodesk Upchain

Vereinen Sie mit Autodesk Upchain Ihre PDM- und PLM-Daten in einer cloudbasierten Software-Lösung.



CIDEON Support

Qualität, Schnelligkeit und Zuverlässigkeit des Engineerings haben einen entscheidenden Einfluss auf Ihren Erfolg. Umfassende Services sind daher ebenso wichtig wie engagierte Experten und eine leistungsstarke Software.

Mit dem CIDEON Support erhalten Sie schnell und einfach Antworten auf Ihre Fragen, umfassende Informationen rund um Produkte und Lösungen sowie hilfreiche Tipps und Tricks.

Mit den Managed Services gehen wir noch einen Schritt weiter: Mit diesem Service haben wir Ihre CAD-/PDM-/PLM-Umgebung im Blick und sorgen so für die dauerhafte Betriebssicherheit Ihrer Software. So können Sie sich immer auf die Aktualität und Lauffähigkeit Ihrer Systeme verlassen.



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CIDEON Hauptniederlassung

CIDEON Software & Services GmbH & Co. KG
Lochhamer Schlag 11, 82166 Gräfelfing

 

 

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